Satıcı tarafından kesilen sevk irsaliyesi Alış İrsaliyeleri bölümünden kaydedilip, bu irsaliyenin faturası da alış faturası bölümünden girilirse, stoklarda hem irsaliyeden hem de faturadan olmak üzere mükerrer iki giriş oluşacak ve bu da yanlışlıklara yol açacaktır. Bu yanlışlığı engellemek için yapılması gereken işlem, irsaliye kaydını yaptıktan sonra, aşağıda anlatılan yöntemlerden birini kullanarak bu irsaliyeyi fatura haline getirmek ya da irsaliye girişi yapmadan direkt faturadan kayıt yapmaktır.

Alış İrsaliyesi Menüsünde Faturalaştırma
Bir tek alış irsaliyesinin faturalaştırılması işlemi, Alış İrsaliyeleri menüsünden yapılabilir. Bu işlemi yapabilmek için faturalaştırılacak irsaliye, Alış İrsaliyesi ekranında, numarası yazılarak çağrılmalıdır. İrsaliye bilgileri üzerinde gerekli düzenlemeleri yapılabilir. Örneğin, fiyatlandırma, irsaliyeyi kaydetme aşamasında yapılmadıysa, fiyat bilgileri girilebilir.

Daha sonra, İrsaliyenin Toplamlar Sayfasında FAT butonu ekranın alt kısmında belirecektir. Bu buton ile karşınıza fatura numarasını, fatura tarihini ve entegre kayıt tarihini sorgulayan pencere gelecektir. Fatura numarası, alış faturalarında anlatıldığı gibi program tarafından sıra takip edecek şekilde, en son girilen satış faturası numarasından bir artırılmış olarak getirilecektir. Fatura tarihine ise yine program tarafından günün tarihi getirilecektir. Bu sahalarda istediğiniz düzeltmeleri yaptıktan sonra BASIM YAPILSIN MI sorgulaması işaretlenirse, faturanın basımı yapılabilecektir. Basım, firmanın matbu formlarına göre olacaktır (önceden dizaynlardan gerekli düzenlemeler yapılmalıdır).

İrsaliyenin faturalaştırılması durumunda, irsaliye kaydı sırasında işlenmiş olan stok hareketleri fatura bilgilerine göre tekrar düzenlenecek, fatura bilgileri doğrultusunda cari hesap hareketi ve muhasebeyle ilgili kayıtlar yapılacaktır. İrsaliyenin faturalaşmasından sonra, bu irsaliye kaydı irsaliye numarasıyla izlenemeyecektir. İlgili irsaliyeye ait kayıtlar silinecektir. Bu aşamadan sonra ilgili irsaliyeyi Alış Faturaları seçeneğinden, vermiş olduğunuz fatura numarasıyla izleyebilirsiniz.

Ancak, Alış Fatura Parametrelerinde bulunan “Faturalaştırılan İrsaliyeler Saklansın Mı” parametresinin işaretli olması durumunda, faturalaştırılan irsaliyeler silinmeyecektir. Bu irsaliyelere ait bilgiler, Fatura/Raporlar/Faturalaşmış İrsaliye Listesi bölümünde izlenebilir.

Alış Faturası Menüsünde Faturalaştırma
Kayıtlı irsaliyelerin Alış Faturası bölümünden faturalaştırılması ile ilgili detaylı bilgi için bakınız Fatura/Alış Faturası/İrsaliye Bağlantılı Alış Faturası İşlemleri.

Toplu Faturalaştırma İşlemi İle Faturalaştırma
Kayıtlı irsaliyelerin toplu olarak faturalaştırılması ile ilgili detaylı bilgi için bakınız Fatura/ Alış İrsaliyelerini Toplu Faturalama.

Sipariş Bağlantılı Alış İrsaliyesi Kaydı
Satıcı sipariş takibi yapıldığı durumlarda, girilen satıcı siparişlerinin faturalarını kayıt altına almak için, tüm bilgilerin en baştan tekrar girilmesi yerine, daha önceden girilen satıcı siparişlerinden fatura oluşturulmaktadır.

Satıcı siparişlerinin faturalaştırılması iki yöntemle yapılabilir. Bunlardan ilki, Alış Faturası menüsüne girildiğinde gelen Sipariş Bilgileri sayfasında, faturalaştırılacak sipariş kalemlerinin seçilmesi ile gerçekleşir. Diğer yöntem ise, fatura kalem bilgileri girişinde sorgulanan Sipariş Numarası sahasının kullanılmasıdır.

Sipariş Bilgileri Sayfasını Kullanarak Faturalaştırma
Sipariş Bilgileri sayfası kullanılarak, seçilen bir sipariş numarasına göre, belgenin tamamının faturalaştırılması ya da birden fazla belgenin sipariş edilen mallar bazında listelenmesi ve kullanıcının sadece bu listeden seçtiği kalemlerin faturalaştırılması da mümkündür. Bunun için sorgulanan sahalar ve açıklamaları aşağıdaki gibidir.

 



Belge Tipi

Alış faturasının sipariş bağlantılı olması halinde bu sahada Sipariş seçeneği işaretlenmelidir. Bu saha, irsaliye bağlantılı fatura oluşturulmadığı durumlarda pasif olacak ve sipariş seçeneği program tarafından seçili gelecektir. İrsaliye bağlantılı faturanın nasıl oluşturulduğu ile ilgili bilgi için bakınız Fatura/İrsaliye Bağlantılı Alış Fatura İşlemleri.

Belge Numarası

Tek bir siparişin tamamen faturalaştırılması isteniyorsa kullanılan sahadır. Bu sahada, faturalaştırılacak siparişe ait belge numarasının seçilmektedir. Belge numarası rehberinden yararlanarak faturalaştırılacak siparişlere ulaşılabilir.

Siparişlerin teslim edilen/kalan bazında takibinin sağlıklı olarak yapılabilmesi için faturanın bağlantılı olduğu sipariş numarasının doğru olarak girilmesi gerekmektedir.

Teslim Cari Kodu

Stokların teslim edileceği adresin farklı olması halinde kullanılan bölümdür. Farklı Teslimat bölümü, Alış Fatura Parametrelerinde bulunan “Sipariş/İrsaliye/Faturada Farklı Teslim Yeri Var Mı” parametresinin işaretli olması halinde aktif gelecektir.

Faturalaştır

Faturalaştırılması istenen siparişin, Belge Numarası sahasında belirlenmesi ya da Detaylı Sipariş/İrsaliye Rehberi bölümünden faturalaştırılması istenen stok kalemlerinin seçilmesi ardından faturalaştırma işlemi için kullanılan butondur. Bu butona basıldığında, oluşturulacak faturaya ilişkin numara ve tarih bilgileri sorgulanacağı “Sipariş Teslimatınız Yapılsın Mı?” başlıklı ekran gelecektir. Burada Tamam butonun basıldığında, seçilen siparişte bulunan bilgiler faturaya aktarılacak, istenirse aktarılan bilgiler üzerinde değişiklik yapılabilecektir.

Detaylı Sipariş İrsaliye/Rehberi

Cari Kodu

Faturanın oluşturulacağı ve satıcı siparişleri bölümünden sipariş bilgilerinin girildiği satıcı cari hesap kodudur.

Belge Numarası

Faturanın oluşturulacağı sipariş numarasının girileceği bölümdür. Tek bir siparişe ait faturalaştırma işlemi yapılacaksa bu bölüm kullanılabilir. Cari kodu girilir ve bu saha boş geçilirse ilgili cari hesaba ait tüm siparişler listelenecektir.

Mal Detaylı Mı?

Bu seçenek işaretlenmediğinde, belirlenen cari koda ait, teslimi yapılmamış (kalan) sipariş numaralarının listesi üzerinde istenen siparişler farenin sol tuşu çift tıklanarak işaretlenebilir ve böylece faturalama işlemlerinde siparişler birleştirilerek faturalama yapılabilir. Fakat bu şekilde siparişlerin içerikleri, yani mal detayları izlenemez. “Mal detaylı mı?” sorgusu işaretlenerek, kalan satı ı siparişlerinin mal bazında detaylı listelemeleri alınabilir. Bu tür listelemelerde sipariş birleştirme yapılamaz.

Stok Kısıtı Verilebilsin

Ekranın altında listelenecek sipariş kalemleri için kısıt verilmesi amacıyla kullanılacak seçenektir. Bu seçeneğin aktif olması için “Mal Detaylı Mı” sorgusunun işaretlenmesi gerekmektedir.

Stok Kısıtı Verilebilsin seçeneği işaretlendikten sonra Belgeleri Getir butonuna basıldığında, listelenecek sipariş kalemlerinin belirlenmesi için Stok Kısıt Ekranı gelecektir.

 



Bu ekranda bulunan Saha Adı sütunundaki hücreye tıklandığında, stok ilişkili sahalar listelenecektir. Bu listeden kısıt verilecek saha seçildikten sonra Operatör ve Değer sahaları kullanılarak istenen kısıt verilebilir.

Sıralama

Listelenecek siparişlerin sırası, bu bölümde yapılan seçime göre belirlenecektir. Sipariş numarası, teslim tarihi, koşul kodu, sipariş tarihi ya da stok koduna göre, artan şekilde sıralama yapılabilir.

Belgeleri Getir

Cari kodu ve mal detayı sorgulamasına göre siparişlerin listelenebilmesini sağlayan butondur

Satır Bazında Sipariş Seçimi İle İrsaliyeleştirme


Alış Fatura parametrelerinde “İrsaliye/ Faturalarda Sipariş No. Mal Bazında Mı” parametresinin işaretlenmesi halinde, Kalem Bilgilerinde Sipariş No sahası sorgulanacak ve sahada bulunan rehber ile, Stok Kodu sahasına girilen stoklar için girilmiş satıcı siparişlerine ulaşılabilecektir. Fatura, sipariş bağlantılı kesilmeyecek ise, bu numara ekranını boş bırakılarak <Tab>  tuşu ile geçilebilir.

Sipariş no’ sunun olmadığı ya da yanlış girildiği durumlarda, program “Sipariş Bulunamadı” şeklinde bir uyarı verecektir. Sipariş bulunduğu zaman, o siparişle ilgili teslimi bekleyen mallar, kalan miktarları ve sipariş tutarlarıyla birlikte otomatikman fatura ekranına getirilecektir.