Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır. Zaman yönetiminde söz konusu olan, mevcut zamanda nelerin yapılabileceğinin planlanmasıdır. Elbette ki, zamanımızın tamamına yakınını çalışarak geçirmek, zamanı yönetmek demek değildir. Böyle bir durumda sadece zamanın bizi yönettiğinden söz edebiliriz. Evet, zamanın akıp gittiği gerçeğine karşı direnmekten söz etmiyoruz. Ancak psikolojik, sosyolojik ve diğer ihtiyaçlarımızın karşılanabilmesi için de zamana ihtiyacımız vardır.


Başarılı zaman yönetiminin, daha çok çalışmayla her günü son dakikasına kadar doldurup da geceleri yorgun ve bitkin düşmeyle ilgisi yoktur. Başarılı zaman yönetimi, normal olarak yapmak üzere başladığımız her şeyi ikmal edecek zamanı olmak demektir.


Zaman yönetimi, yanlış işleri hızlı yapmak değildir. Amaç doğru işleri kısa zamanda yapmaktır. Zaman kolaylıkla kontrol edilemez, biz yalnızca kendimizi ve kendi zamanımızı kullanmayı yönetebiliriz. Başarı, ertesi güne ne kaldığıyla değil, bu gün neler yaptığımızla ilgilidir.


Her yönetici, çalışma hayatında başarılı olabilmek için zaman kaynağını etkili bir şekilde kullanmak zorundadır. Bu kaynak kullanılırken uyulması gereken konular, yönetim yazınında “zaman yönetimi” kavramını oluşturmuştur. Zaman yönetimi, amaçlara ulaşmak, yapılan işleri denetlemek, kişinin kendi motivasyonunu geliştirmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir.


Zaman yönetimi açısından önemli olan her faaliyet alanına ayrılan zamanın kullanımı ve bir alandan diğerine ne kadar zaman tahsis edilebileceğinin saptanmasıdır. Bu çağdaş yönetim anlayışı sayesinde kişiler daha iyi işler üretip, genel olarak olayları denetim altında tutabilir, ayrıca zamanlarını ve enerjilerini daha iyi ve verimli kullanabilirler. Bunun sonucunda ise, elde edilen zaman, daha ayrıntılı planlar yapılması, yeni fikirler ortaya konması ve yeni projeler başlatılması, becerilerin geliştirilmesi, kişilerin kendileriyle ilgilenebilmesi, kişisel ilgi alanlarının geliştirilmesi gibi faydalı alanlarda kullanılabilir. Ancak burada gözden kaçırılmaması gereken konu, her kaynağın kısıtlı ve her ihtiyacın fazla olduğu gibi, zaman yönetiminde de; zamanın çok kısıtlı, buna karşılık yapılacak işlerin fazla olmasıdır. Aksi durum söz konusu olsaydı, zaman yönetimine ihtiyaç duyulmazdı.


Her organizasyonun gerçekleştirmek zorunda olduğu amaçlar vardır. Örgütler bu amaçlara yeterli ve etkili bir şekilde ulaşmaya çalışırken mevcut bütün kaynakları da verimli kullanmak zorundadır. Aksi halde rekabetçi ortamda yok olup gitme riskiyle karşı karşıya kalırlar. İşte bu kaynaklardan zamanın, verimli kullanılması maksadıyla yürütülen faaliyetlerin ve gayretlerin toplamına zaman yönetimi denir.