İşletmelerde Takım Yönetimi

TAKIM KAVRAMI, TÜRLERİ VE OLUŞUMU
Takım Kavramı
Takım önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için bir araya gelmiş, birbirine bağımlı ve birlikte hareket eden iki veya fazla kişinin oluşturduğu topluluktur.
Takımın tanımında üç önemli öğe göze çarpmaktadır. Bunlardan birincisi, takımın oluşturulabilmesi için iki veya daha fazla kişinin gerekmesidir. Takımların çoğunun eleman sayısı on beşin altındadır. Ancak bu rakam bazen yetmiş beşe kadar çıkabilir. İkincisi takımı oluşturan kişiler birbirlerine bağımlıdırlar ve birlikte hareket ederler. Bir başka deyişle, devamlı olarak karşılıklı etkileşim halindedirler. Birbirleriyle etkileşim halinde olmayan kişiler, örneğin bir yemek kuyruğunda yanyana duran veya bir asansörü paylaşan kişiler bir takım oluşturmazlar. Üçüncüsü, takımı oluşturan kişiler belli bir amacı gerçekleştirmek için çalışırlar. Örneğin, yeni bir bilgisayar geliştirmek, ortak bir kitap yazmak gibi.
Takım türleri
İş hayatında gitgide yaygınlaşan takımlar üzerinde şimdiye dek bir çok araştırmalar yapılmıştır. Bu araştırmaların vardığı ortak sonuca göre takımlar biçimsel ve biçimsel olmayan olmak üzere ikiye ayrılırlar.
Biçimsel takımlar, belirli işleri yapmak, görevleri yerine getirmek üzere örgüt tarafından kurulan topluluklardır. Bu tür takımlarda üyelerden örgüt hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik davranışlarda bulunmaları beklenir.
Biçimsel olmayan takımlar, biçimsellerin aksine, bunlar sosyal nitelikli gruplardır. Bu tür gruplar sosyal iletişim ihtiyacını karşılamak üzere iş çevresinde oluşan doğal yapılanmalardır. Genellikle arkadaşlıklar ve ortak çıkarlar çerçevesinde oluşurlar.
Biçimsel takımlar bir takım alt gruplar halinde ele alınabilirler. Ancak bu alt gruplar değişik kaynaklarda değişik şekillerde sınıflandırılmışlardır. Bunlardan birincisi biçimsel takımları dört alt grupta inceler.
a. Yönetsel gruplar: Bunlar resmi yönetim ilişkileri tarafından belirlenen ve organizasyon şemasında gösterilen temel, geleneksel iş gruplarıdır. Örneğin, planlama grubu, pazarlama komitesi gibi. Organizasyon hiyerarşisinde yönetim görevi ile çalışan kimseler kendi grupları içinde takım yöneticisi olarak görev yapabileceği gibi ayrıca diğer bölüm yöneticileri ile birlikte takım veya komite görevlerini yürütebilirler.
b. Karşılıklı işlevsel gruplar: Bu gruplar işlevsel sorunlara çözüm üretmek amacıyla değişik iş alanlarından gelen bireyin bilgi ve tecrübelerini bir araya getiren gruplardır. Grubu oluşturan bireyler birbirlerinin görevlerini icra edecek şekilde eğitilmişlerdir.
c. Yönetsel bağımsızlığa sahip gruplar: Bunlar asli görevlerini yerine getirmenin yanı sıra kiralama, planlama, programlama ve yapılan işlerin değerlendirilmesi gibi ek görevlerle de uğraşan bağımsız gruplardır.
d. Geçici takımlar: Bu gruplar belli bir görevi icra etmek üzere görevlendirilmiş elemanlardan oluşur. Görev tamamlanınca grup dağılır.
Biçimsel takımlar örgüt içindeki ilişkiler yönünden de ele alındıklarında yatay ve dikey olmak üzere ikiye ayrılırlar. Ayrıca resmi örgüt yapısı içinde özel amaçlı takım olarak isimlendirilecek bir takım türü daha söz konusu olabilir.
a. Dikey takım: Dikey takım, bir yöneticiden ve biçimsel bir emir komuta zincirinden ona bağlı kişilerden oluşur. Bazen işlevsel takım veya emir takımı olarak da isimlendirilen dikey takım, bazı durumlarda üç veya dört seviyeli bir hiyerarşiden oluşturur ve örgüt içinde genellikle tek bir bölümü kapsar. Örneğin, bir hastanenin ikinci katında, üçüncü vardiyada nöbet tutan hemşireler grubu, başhemşire ve ona bağlı hemşirelerden meydana gelmiş dikey bir takımdır. Şirketlerde ise, finansal değerlendirme bölümü, kontrol bölümü, muhasebe bölümü ile insan kaynakları yönetimi bölümü gibi bölümler komuta bölümleridir ve hepsi örgüt tarafından elemanların ortak faaliyeti ve etkileşimleri yoluyla belirli hedeflere ulaşmak üzere düzenlenmişlerdir
b. Yatay takım: Yatay takım, aynı hiyerarşik seviyeden ancak değişik uzmanlık alanından gelen elemanların oluşturduğu bir takımdır. Birkaç bölüm içinde seçilen elemanlarca özel bir görevi yerine getirmek üzere kurulur ve görev bittikten sonra dağılırlar. Yatay takımların en yaygın iki türü geçici görevler için kurulan bölümler arası takımlar ve komitelerdir.
Geçici takımlar, yukarıda belirtildiği gibi belli bir faaliyeti geliştirmek üzere değişik bölümlere mensup elemanların bir araya gelmesiyle kurulan ve görev sona erdiğinde dağılan gruplardır. Bazen çapraz işlevsel takım olarak da adlandırılırlar. Üretim bölümünde yeni bir ürünü oluşturmak veya bir okulda yeni bir müfredat programını oluşturmak üzere bir araya gelmiş üyelerin oluşturduğu topluluklar buna örnek gösterilebilir. Bu tür işler birkaç bölümün ortak çalışması ve birçok kısmın fikirsel katkılarıyla gerçekleştirilirler. Bu yüzden yaptıkları çalışmalar çok verimli olur.
Komite genellikle daha uzun ömürlü bir topluluktur ve örgütün ayrılmaz bir parçasını oluşturabilir. Komite üyeliği için kişinin uzmanlığından çok örgüt içindeki pozisyonuna ve unvanına bakılır. Oysa geçici takım oluşturulurken kişinin problem çözmedeki kişisel nitelikleri gözönüne alınır. Komitelerde, süregelen sorunlara çözüm aranır. Mesela işçilerin oluşturdukları komiteler; iş kuralları, iş düzeni değişiklikleri ve işi iyileştirme konularında önerilerde bulunan komitelerdir. Geçici takımlar örgütün yatay yapısının bir parçası olarak bazı konularda faydalar sağlarlar. Bu konular şu şekilde özetlenebilir:
Örgüt üyeleri arasında bilgi alışverişini sağlarlar.
Örgütsel birimlerin koordinasyonu konusunda öneriler üretirler.
Mevcut birimler örgütsel sorunlara çözümler oluştururlar.
Yeni örgütsel uygulamaların ve politikaların geliştirilmesine yardımcı olurlar.
c. Özel amaçlı takımlar: Özel amaçlı takımlar, örgütün biçimsel (formal) yapısı dışında kalan özel öneme sahip ve yaratıcılık gerektiren projelerin gerçekleştirilmesi için kurulmuş takımlardır. Örneğin, Mc Donald's tavuk köfteli hamburgerlerin üretimi için böyle bir takım oluşturmuştur. Mc Nugget takımındakiler işlerini başarıyla yürütebilmek için tek başlarına çalışabilecekleri bir adaya taşınmışlar ve örgütün resmi yapısı dışına çıkmışlardır. Özel amaçlı takımlar örgütlerin bir parçasıdır ancak üyeler kendilerini ayrı bir topluluk olarak görürler. Yukarıda adı geçen tüm biçimsel takımlar amaçlarına ulaşabilmek için ustalıkla yönetilmelidirler.
d. Yönetsel bağımsızlığa sahip takımlar: Takımlar aracılığıyla iş görenlerin, iş yapmada ve karar vermede söz sahibi olmaları Japon şirketlerinde takım çalışmalarının ulaştığı başarının bir ürünüdür. İş görenlerin yönetimde söz sahibi olmaları, bilgi paylaşımı ve onlara daha kaliteli bir iş performansı yakalama konusunda fikirlerinin sorulmasıyla başlamıştır. Şirketler zamanla önce problem çözme takımlarına, ardından yönetsel bağımsızlığa sahip takımlara doğru adım atmışlardır.
Problem çözme takımları aynı bölümde çalışan ve haftada iki saat bir yerde toplanarak iş ortamı, kaliteyi iyileştirme, etkinliği artırma konusunda tartışmalar yapan ve fikirler ileri süren, sayıları beş, on iki arasında değişen işçilerin oluşturduğu takımlardır. Bu takımlar getirdikleri önerileri onayından geçmek üzere yöneticiye bildirirler. Problem çözme takımları çalışanlara söz söyleme serbestisi tanınan şirketlere doğru atılmış bir adımdır. Bu işlemin en tanınmış uygulaması Japonlar tarafından başlatılan kalite çemberidir. Bu uygulamada işçiler üretim sürecinde verimliliği arttırma yolunda çok değerli önerilerde bulunmuşlardır.
Şirket olgunlaştıkça problem çözme takımları, yavaş yavaş çalışanların çalışma yöntemlerinin düzenlenmesinde devrim sayılabilecek kendi kendini yöneten takımlara dönüşmektedir. Kendi kendini yöneten takımlar yaptıkları işi kendi aralarında sürekli olarak değiştirerek bir malın veya hizmetin tümünü üreten beş ile yirmi kişilik usta işçilerden oluşur. Bu takımlar sürekli takımlardır ve aşağıdaki özellikleri taşırlar:
Bu takımlar birkaç alanda uzmanlık sahibi olan elemanlardan oluşurlar.
Takım döküm, makine, öğütme, imalat, satış gibi bölümlerden gelen ve her biri bir diğerinin işini yapabilecek şekilde eğitilmiş elemanlardan oluşur.
Takım bölümler arasındaki engelleri ortadan kaldırır ve bir ürün veya hizmet üretimi için mükemmel bir işbirliği sağlar.
Takıma bir görevi tümü ile icra edebilmesi için gerekli bilgi, teçhizat, alet, makine ve stokları kullanma serbestliği tanınır.
Takıma yeni ürünlerini seçme, problem çözme, para harcama, sonuçları değerlendirme ve gelecek için planlar yapma anl..... gelen karar verme yetkisi tanınarak takım güçlendirilir.
Kendi kendini yöneten takımlardan takım elemanları yeni araç gereçler ısmarlama, iş ve gezi programları yapma gibi yönetsel görevleri üstlenirler. Çok az bir denetimle çalışırlar. Denetleme mekanizması her sene aralarından birini denetçi seçme şeklinde işleyebilir. Birçok büyük şirkette bu tür takımlar kullanılmakta ve kullanım gitgide yaygınlaşmaktadır.




Örneğin, Volvo her vardiyada dört araba imal edebilecek şekilde düzenlenmiş, yedi veya on adet saatlik işçiden oluşan yönetim bağımsızlığına sahip takımlarla çalışır. AT&T Kredi şirketi müşterilerin istekleriyle ilgilenmek üzere on ile on beş kişiden oluşan takımlar kurmuştur. Bu takımlar AT&T'nin satıcıları ve müşterileriyle özel bağlantılar kurarlar ve müşterilerin sorunlarına çözüm getirmeye çalışırlar. Bunlar müşteri ilişkilerinde kendileri söz sahibi olan, işçi takımlarıyla mülakatlar yapan takımlardır. Sonuç olarak kredi başvurularının sayısı günde dört yüzden, sekiz yüze çıkmış ve bu başvuruların karar verme süresi daha önce birkaç gün iken sadece bir güne kadar inmiştir.




Takımların Oluşum Süreci
Takımlar bir anda oluşuveren topululuklar değildirler. Bir araya gelmiş bir grup yabancının oluşturduğu kümeden birlik içinde hareket eden, iyi koordine edilmiş bir grup oluşturmak biraz zaman alır ve grup üyeleri arasında büyük miktarda etkileşim gerektirir. Grup üyeleri birbirleri ile etkileşime girecek akit bulamıyorlarsa, grubu iyi organize edilmiş bir grup haline getirmek mümkün olmayabilir. Takım oluştuktan sonra birkaç evreden geçerek olgunlaşır. Yeni kurulmuş takımlarla olgunluğa erişmiş takımlar arasında bazı farklar vardır. Bir takıma yeni girdiğiniz zamanı hatırlayın: Bu okul içinde bir eğitsel kol olabilir, ya da sınıfta yapılan bir ödev yapmak için aranızda kurduğunuz küçük bir grup olabilir. Başlangıçta takım üyeleri birbirlerini tanımak, takım içindeki rolleri ve uyulması gereken kuralları tespit etmek, iş bölümü yapmak ve takımın görevini tanımlamak gereği duyarlar. Bu şekilde kişiler düzenli bir şekilde işleyen bir bütünün parçası haline gelirler. Liderlerin görevi, takımın hangi gelişim safhasında olduğunu tespit etmek, işleyişine yardımcı olacak tedbirleri almaktır. Araştırma bulguları takımların belli evrelerden geçerek olgunluğa ulaştıklarını ortaya koymaktadır. Bu evreler değişik basamaklar halinde gösterilebilir. En yaygın olarak kullanılan sınıflamada beş evre mevcuttur. Baskı altında bulunan veya sadece birkaç günlük bir görevi icra etmek üzere kurulmuş olan takımlarda bu evreler çok hızlı bir şekilde gerçekleşir. Her basamakta grup liderlerini ve üyelerini bekleyen o evreye özgü sorunlar bulunmaktadır. Söz konusu evreler şunlardır.
a) Kuruluş evresi
Kuruluş dönemi tanışma ve yöneliş dönemidir. Üyeler bu evrede birbirlerine ısınmaya ve birbirlerini karakter yönünden tanımaya çalışırlar. Bu safha boyunca belirsizlik çok yüksektir ve grup üyeleri resmi ve gayri resmi liderlerin otoritesini ve gücünü kabullenme eğilimindedirler. Üyeler ayrıca temel kuralların ne olduğunu ve kendilerinden ne beklendiğini anlayıncaya kadar bağımlıdırlar. Bu başlangıç devresinde, "Benden beklenen şey nedir?, "Kabul gören davranış şekilleri nelerdir?", "Takıma uyabicek miyim?", gibi sorunların cevaplarını ararlar. Kuruluş devresinde grup liderleri üyelere birbirleri ile tanışmak için zaman tanır ve üyelerin informal tartışmalara girmelerini teşvik ederler.
b) Karışıklık veya Karmaşa Evresi
Bu evre boyunca takım üyelerinin kişilikleri ön plana çıkar. Kişiler kendilerinden beklenenler ve takım içindeki rolleri konusunda daha bilinçlidirler. Bu evrenin en önemli özelliği çatışma ve anlaşmazlıklardır. Üyeler takımın görevlerini farklı şekillerde algılayabilirler. Ortak çıkarları bulunan alt gruplar arasında koordinasyon kurulabilir ya da bu alt gruplar arasında takımın genel kuralları ve bunlara nasıl ulaşılacağı konusunda çatışmalar olabilir. Takım elemanları arasında bir birlik bulunmayabilir. Takımlar bu evreyi başarıyla atlatamazlarsa yüksek bir başarı seviyesini yakalamayabilirler veya dağılabilirler. Karmaşa devresi boyunca, grup lideri her elemanı amacı gerçekleştirmek üzere yapılan faaliyetlerde aktif rol oynamaya teşvik etmeli, üyeler çeşitli fikirler ileri sürmeli, birbirleriyle tartışmalı, takımın görevleri ve hedefleri konusundaki yanlış algılamaları ve belirsizlikleri çözmeye çalışmalıdırlar.
c) Biçimlenme (Norming) Evresi;
Davranış biçimlerinin yerleşme evresi olarak kabul edilecek bu evrede çatışmalar çözüme ulaştırılır ve takımda birlik ve uyum hakim duruma gelir. Liderin kim olduğu, gücün kimin elinde bulunduğu ve takım elemanlarının rolleri hakkında bir fikir birliğine varılır. Üyeler birbirlerini tanırlar ve kabullenirler. Üyelerarası faklılıklar ortadan kalkar. Elemanlar arasında bir takım ruhu gelişir. Kısa süreli olan bu safhada, takım lideri takımda birliğin önemini vurgulamalı, takım kural ve değerlerinin her üye tarafından şüpheye yer vermeyecek şekilde bilinmesini ve benimsenmesini sağlamalıdır.
d) Başarma Evresi;
Başarma devresi boyunca en çok üzerinde durulan konu, sorunların çözümü ve takımdan beklenen görevlerin yerine getirilmesidir. Elemanlar takımın amaçlarına ulaşması için ellerinden gelen her şeyi yapmaya çalışmalıdırlar. Birbirleriyle sürekli iletişim halinde bulunmalı ve anlaşmazlıklara olgunlukla yaklaşarak çözümler aramalıdırlar. Amacın gerçekleşmesini sağlayacak bütün sorunlar tek tek ele alınmalı ve çözüme ulaştırılmalıdır. Elemanlar birbirleriyle iletişim halinde bulunmalı ve amaca ulaşmayı kolaylaştırıcı tartışmalar yapmalıdırlar. Bu evre boyunca liderin görevi takımdan yüksek bir verim elde etmeye çalışmak olmalıdır.
e) Dağılma Evresi;
Grubun görevi süreklilik arzediyorsa, geliim icra aşamasında tanımlanır. Aksi durumlarda, yani belli görevi icra ettikten sonra dağılacak takımlarda dağılma (task forces) veya ayrılma devresi söz konusudur. Bu devre boyunca çalışmalar gelişim devresindeki hızını kaybeder ve gittikçe yavaşlayarak durur. Artık en önemli şey görevi yerine getirmek değil, başlanmış görevlerin bitirilmesidir. Üyeler duygusal olarak yüksek morallidirler, aralarında güçlü bir bağ olmuştur ve etkinin dağılacak olmasından kaygı duymaktadırlar. Hedefe ulaştıkları için sevinirken, ilişkileri sona ereceği için üzülmektedirler. Bu evre sonunda takım lideri takımın ömrünü tamamladığını bir tören veya toplantıyla, dilerse görevin başarıyla tamamlandığını belirten başarı ödülleri, teşekkür mektupları veya şiltler dağıtarak görkemli bir törenle ilan eder.
Şu halde, grup oluşumunda önce grup üyeleri seçilir ve ilk buluşma gerçekleştirilir. Ardından bir ısınma evresi yaşanır. Bu devrede elemanlar grubun görevinin ne olduğu ve hedefe nasıl ulaşılacağı yolunda bilgilenmeye ve bilgi paylaşmaya çalışırlar. Bu evrenin ardından hemen kontrol, mücadele dönemi ve "Lider kim olacak?" sorusu gündeme gelir. Bu soru cevaplandıktan ve hiyerarşi belirlendikten sonra ana görev bir takım alt görevlere ayrılır. Bunla kimler tarafından ve ne zamana kadar gerçekleştirileceği saptanır. Yani takım için organizasyon tanımlanır. Görev icra edildikten sonra grup dağılır. Gruplar bazen ilk veya ikinci aşamanın ötesine geçemezler, bu da görev tamamlanmadan grubun dağılması demektir. Bu durumda grupların belli aşamaları atlattıkça daha etkin bir hale geldikleri varsayılabilir. Bazı kişiler grupların ileri seviyelerde daha etkin olduklarını savunurlar. Bu varsayım genel hatlarıyla doğru kabul edilebilir, ama yine de grubun ne ölçüde etkin bir grup olduğunu hangi faktörün belirlediğine karar vermek zordur. Bazı durumlarda grup içindeki çatışmanın büyüklüğü grubun daha etkin bir başarı sergilemesini sağlar.
Takımın oluşmasında etkili faktörler;
Grubun bir evreden diğerine geçmesi çok belirgin olmayabilir. Bazı durumlarda ise gruplar iki aşamayı birden geçirebilirler. Örneğin, karmaşa ve icra yanı anda gerçekleşebilir. Bazı durumlarda ise bir önceki aşamaya getirdikleri bile görülebilir. Bu yüzden bütün grupların bu aşamaları tek tek ve sırayla geçirdiklerini ve 4. Aşamanın en yüksek aşama olduğunu düşünmek hata olur. En iyisi bu modeli genel bir çerçeve olarak kabul etmektir. Bu bize grupların dinamik varlıklar olduklarını gösterir ve bir grubun yaşam süresi içinde ortaya çıkacak sorunları daha iyi kavramamıza yardımcı olur.
Grubun oluşmasına, etkili ve başarılı faaliyetlerde bulunmasına katkısı olan etmenleri şöyle sıralayabiliriz.
Takım üyelerinin birbirlerini karşılıklı kabul etmesi,
Takım üyeleri arasında serbest ve kısıtlamasız iletişim ve karar verme,
Takım üyelerinin etkili biçimde göreve güdülenmesi ve üretken kılınması,
Takım üyelerinin davranışlarını kontrol etmek amacıyla normların oluşması ve oto kontrol sisteminin çalışması