İLETİŞİM KURMA
BİR BAŞLANGIÇ YAPMAK 1
İllede işbirliği diye diretmenin faydası ne? 1
Eğer Sorun Çözümüne Yönelik Bir anlaşmaya Vardıysanız 1
YÜZ YÜZE İLETİŞİM BECERİLERİNİN ÜÇ TEMELİ 2
TEMEL BECERİ 1: 2
Kendinizi Dinletmek Ve Anlaşılmanızı Sağlamak 2
Beden dili ne kadar önemlidir? 2
Beden dilini öğrenmek 3
TEMEL BECERİ 2: 3
İhtiyacınız Olan Bilgiyi Almak 3
Bilmeniz gerekeni bulmak 3
Dinleme neye benzer 4
Beden dili üzerine ilginç notlar 4
Gerçekten mi? 4
DOĞRU SORULARI SORMAK 5
Konuşmayı başlatan açık sorular 5
Kişileri araştırmaya sevkeden sorular 5
Derine inen ve doğruluğu ölçen araştırmacı sorular 5
Kapalı sorular kesin bilgiler alır 6
Sakınılacak sorular 6
Sorular, cevaplarını dinlemeniz durumunda faydalıdır 6
TEMEL BECERİ 3: 6
Anlaşmaya Varmak 6
YÜZ YÜZE 7
SİZİN İÇİN ZOR ALAN NE? 7
BEŞ TARZA YÖNELİK DAHA ÇOK ŞEY 7
HER İKİNİZ DE NASIL KAZANABİLİRSİNİZ? 8
BİR KONUŞMAYI PLANLAMA ve HAZIRLAMA 8
Nasıl Hazırlanır 8
SİNİRLERE HAKİM OLMAK 8
KONUŞMAYI PLANLAMAK 9
KONUŞMAYI YAPILANDIRMAK 11
GÖRSEL İLGİ 11
DOĞRU ÇALIŞMA NOTLARI TUTMAK 11
KONUŞMA YAPMAK 12
DENEMEK 12
ORTAMI KULLANMAK 12
KENDİNİZİ YÖNETMEK 12
GÖRSEL İMKANLARI KULLANMAK 12
SORULARI İDARE ETMEK 13
SORULARI CEVAPLAMAK 13
MÜNASEBETSİZ YAKLAŞIMLARLA BAŞ ETMEK 14
Ne bildiklerini size söylemek isteyenleri idare etmek 14
Sizinle aynı düşüncede olmayanları idare etmek 14
YAZI YAZMA 14
BAZI TEMEL HUSUSLAR 14
TEMEL PLANLAMA SORULARI 16
TEMEL DEĞERLENDİRME SORULARI 16
İŞ RAPORLARININ YAPISI 16
DİĞERLERİNİN YAZDIKLARI İLE İLGİLENMEK 18
ÜÇ OKUMA YÖNTEMİ 19
Yakın plan okuması 19
Analitik okuma 19
Arka plan okuması 20
ZOR DURUMLAR İÇİN YAPILACAK LİSTELER 20
1: İŞ İÇİN UYGUN KİŞİYİ SEÇMEK 20
Amaçlar 20
Hazırlık 21
Başlatma 21
Etkili sona erdirme 21
Sonrası 21
2: BİR İŞE SEÇİLMEK 22
Amaçlar: 22
Hazırlık 22
Başlatma 23
Etkili sona erdirme 23
Sonrası 23
3: ETKİLİ BİR ARKA PLAN BİLGİSİ VERMEK 23
Amaçlar: 23
Hazırlık 24
Başlatmak 24
Etkili sona erdirme 24
Sonrası 25
4: ARKA PLAN BİLGİSİ İLE BAŞ ETME 25
Amaçlar: 25
Hazırlık 25
Başlatma 25
Etkili sona erdirme 26
Sonrası 26
Amaçlar: 26
Hazırlık 27
Başlatma 27
Etkili sona erdirme 27
Sonrası 28
6: TOPLANTIYA ETKİLİ BİR KATKI YAPMAK 28
Amaçlar 28
Hazırlık 28
Başlatma 28
Etkili sona erdirme 28
Sonrası 29


BİR BAŞLANGIÇ YAPMAK

İllede işbirliği diye diretmenin faydası ne?
Eğer X isimli şahıs ve siz, birbirinizle geçinemiyorsanız, üzerinde anlaşmak için uğraşabileceğiniz üç şey vardır:
Sorunu çözecek bir şeyler yapmak
İkinizi de kayba uğratmayacak ve her iki tarafı da memnun edebilecek bir yol bulmak
Sorunu ilerde çözmek için ortak bir yol geliştirmek.
İşyerinde ya da başka bir yerde, bir konuda anlaşmazlığa düştüğünüz birini göz önüne getirin.
Şimdi burada denememiz gereken birkaç soru var; ‘Evet’ cevabı aldığınız müddetçe ilerlemeye devam edin.
Şu konularda anlaşabiliyor muyuz:
Her ikimiz de sorunun çözülmesini mi istiyoruz?
Ne yaparsak yapalım, her ikimizin de mümkün olan en iyi sonucu mu alması gerekiyor? Ve her birimizin en az diğeri kadar kazançlı çıkması gerekiyor mu?
Sorunu ilerde her ikimizin de kazançlı çıkabileceği bir şekilde çözebilecek bir yol bulursak bunun faydası olur mu?
Bu yine her ikimizin de, en az diğeri kadar kazançlı çıkması için gereken esnekliği göstermemiz gerektiği anlamına mı geliyor?
Eğer bu soruların hepsine ‘evet’ cevabı verdiyseniz, demek ki aranızda sorunun çözümüne yönelik bir mutabakat oluştu.
Eğer Sorun Çözümüne Yönelik Bir anlaşmaya Vardıysanız
Bazı zamanlarda varılan anlaşma ortadaki sorunu mucizevi bir şekilde ortadan kaldırabilir. Eğer kaldırmazsa aşağıdaki soruların cevaplarını arayın:
Biz ortadaki sorunların çözüldüğünü söylemeden önce neler gerçekleşmesi gerekecek?
-Bu her iki tarafın da olmasını istediklerini gösteren bir liste oluşturacaktır.
Bunların gerçekleşmesi için nelerin yapılması gerekecek?
-Bu, tüm söylenenleri gerçekleştirecektir.
YÜZ YÜZE İLETİŞİM BECERİLERİNİN ÜÇ TEMELİ
Dinlemeyi sağlamak
İhtiyacımız olan bilgiyi almak
İşe yarar bir mutabakata varmak
TEMEL BECERİ 1:
Kendinizi Dinletmek Ve Anlaşılmanızı Sağlamak
Burada karşımıza bir soru çıkıyor. İnsanları sizin önemli olup olmadığınıza karar vermeye iten şey nedir?
Karşımızdaki insana dikkat vermememizi belirleyen üç faktör vardır:
Kişinin söyledikleri
Nasıl konuştuğu (yüksek/yumuşak, akıcı/kekeleyerek vb.)
Bize nasıl baktığı-kullandığı beden dili.
Beden dili ne kadar önemlidir?
Yapılan tüm araştırmalar (ki bu alanda çok sayıda araştırma yapılmıştır) yüz yüze iletişimde en önemli faktörün beden dili olduğunu göstermektedir. Oran değigşmekle birlikte bu önemin % 50 ile 80 larasında değiştiği görülmektedir. Sözlü olmayan iletişim oldukça zengin ve karışıktır.
En önemli ipucu sesinizin doğası ve tonudur. Duruma göre değişmekle birlikte, bu, göndermek istemediğiniz kısım olması bile, mesajın yüzde 15-30’unu taşımaktadır.

Beden dilini öğrenmek
Beden dili konusunda iki önemli unsur vardır; “bedeniniz söylemek istediklerinizi yansıtıyor mu” ve “karşıdaki kişinin beden dilini doğru bir şekilde yorumlayabiliyor musunuz?”
Öğrenmenin en iyi yolu karışık beden dili sinyallerinin analiz edildiği bir grup çalışmasına katılmak ve kendinizin de ne tür beden sinyalleri gönderdiğinizi keşfetmektir.
İnsanların beden dillerini bilinçli bir gözle takip etmeye başlayın. Bunun için en iyi yol, bir müddet sesi kısık TV izlemektir.
Sevilen, saygı gören ve dinlenen kişilerin beden dillerine yönelik notlar alın.
Sevdiğiniz ve saygı duyduğunuz kişilerin beden dillerini kullanarak davranmaya başlayın, diğer insanların sizi farklı görmeye başladığını hissedeceksiniz.

TEMEL BECERİ 2:
İhtiyacınız Olan Bilgiyi Almak
Gerçek manada iletişim yalnızca iki kişinin aktif olarak birbirini dinlemesi ile gerçekleşir. Bazen dinlemeyi öğrenmesi gerekenin karşınızdaki kişi olduğunu düşünebilirsiniz ama unutmayın; kendi yaptıklarınızı değiştirmek onların yaptıklarını değiştirmekten daha kolaydır. Bu arada kolay değil, sadece daha kolay! Bu arada eğer daha iyi dinlemeyi öğrenebilirseniz, karşınızdakinin de daha iyi dinlemeye başladığını fark edebilir siniz. Ne demişler, ‘ne kadar verirseniz, o kadar alırsınız’.
Bilmeniz gerekeni bulmak
İki şey insanların, sizin bilmeniz gerekenleri söylemesine etki eder:
Size güveniyorlar mı ve konuşmak için kendilerini raha hissediyorlar mı?
Doğru soruları sorup cevaplarını alabiliyor musunuz?
Size güvenebilirsem, size neler anlatabileceğim aramızdaki ilişkiye bağlıdır. Bu da ağızdan çıkanlardan ziyade beden dili ile ilgili olan bir konudur.
Dinleme neye benzer
Dik oturun ya da durun. Yüzünüzü konuşmacıya dönün ve hafifçe gülümseyin.
Bedeniniz açık vaziyette olsun, kollarınızı bağlamayın ya da ayaklarınızı üst üste atmayın.
Hafifçe konuşmacıya eğilin. Onunla aranızdaki mesafeyi sabit utmaya çalışın.
Göz temasını kaybetmeyin (tabi bu arada dik dik bakmayın) ve konuşmacıyı rahatlatıcı ve teşvik edici onaylama ünlemleri kullanın.
Özetlemek gerekirse; eğer karşınızdakinin sizi dinlemesini istiyorsanız, siz onu dinlediğinizi gösterin. Bunun anahtarı da beden dilidir.
Beden dili üzerine ilginç notlar
Kelime ve cümleler yoktur-ama mesajı kuvvetlendirecek bir parça bilgi yansıtır.
Bazen net bazen karışık olan mesajlar genellikle sizin duygularınızla ilgilidir.
İnsanlar çok az bir yanılma payı ile beden dilini okumayı öğrenebilirler.
Eğer beden diliniz farklı, sözleriniz farklı şeyler söylüyorsa, insanlar beden dilinize inanacaktır.
Bilinçli bir şekilde beden dilinizi değiştirerek, duygularınız değiştirmeniz de mümkündür.
Gerçekten mi?
Yukarıdaki son madde size biraz inanılmaz gelebilir bundan dolayı onun üzerinde biraz daha durmakta fayda var. Burda iki mesele söz konusudur.
İlk olarak, hem duygularınız hem de beden diliniz arasında çok yakın bir bağlantı vardır ve bu bağlantı aynı istikamette ilerler.
İkinci olaraksa, nasıl hissettiğinizin kendinizi nasıl gördüğünüzle ya da diğerlerinin sizi nasıl gördüğü ile yakın bir ilgisi vardır.
DOĞRU SORULARI SORMAK
Madem ki artık beden dilinizi ayarlamaya başladınız, etrefınızdaki insanların sizi farketmesi ve sizi gerçekten dinlemesi için gereken mesajları göndermeye başladınız demektir.
Konuşmayı başlatan açık sorular
‘Onu görmeye gittiğin zaman neler oldu?’
‘Bununla nasıl başa çıkabiliriz?’
‘Durumu nasıl görüyorsun bana anlatır mısın?’
‘Bu konuda neler düşünüyorsun?’
En iyisi açık sorularla bir giriş yapmak ve genel durumu kavrayınca detaylara doğru konuşmayı daraltmaktır.
Kişileri araştırmaya sevkeden sorular
‘Bana ne yaptığından biraz daha bahseder misin?’
‘Peki daha sonra ne oldu?’
‘Devam et, bu oldukça faydalı’
‘Nasıl demek istiyorsun?’
‘Ne şekilde?’
Tüm bu sorular size ilk etapta kısa cevaplar veren kişileri tekrar konuşma yönünde harekete geçirecektir.
Derine inen ve doğruluğu ölçen araştırmacı sorular
‘Bu karara nasıl vardın?’
‘Buna neyin sebep olduğunu düşünüyorsun?’
‘Buna benzer birşeyi gördüğün en son olayı anlatır mısın bana?’
Bu arada ‘Niçin bunu böyle yaptın/yapmadın?’ gibi sorulardan kaçının. Bunlar suçlama ve eleştiri dozu taşıdıkları için iletişimin önünü tıkarlar.
Kapalı sorular kesin bilgiler alır
‘Saat kaçtaydı?’
‘Gittin mi?’
Bunlara ek olarak ‘Nasıldı...?’ gibisinden sorular da aynı etkiyi bırakacaktır.
Sakınılacak sorular
Yönlendirici sorular soru değil, soru görüntüsü altındaki sokulmuş kişisel görüşlerdir. ‘Böyle hissetmiyor musun?’
Suçlayıcı sorular ise sorudan ziyade, hoşnut almamaya yönelik ifadeleri yansıtmaktadır. ‘Bunun böyle olduğunu görmüyor musun?’
Sorular, cevaplarını dinlemeniz durumunda faydalıdır
Tepki belirten cevaplar beden dilinizi destekler ve sizin gerçekten dinlediğinizi gösterir. Gerçekten önemli olan konunun üzerine odaklanır ve bunu geri yansıtırsınız. Böylesi durumlarda sorulardan ziyade ifadeler kullanmakta fayda vardır:’...olduğunu hissediyorum’, ‘bunu bu şekilde değerlendiriyorsun’, ‘sanırım böyle düşünüyorsun’
Eğer bir şey söyleme konusunda sıkışırsanız, söylenenleri özetleyin.
TEMEL BECERİ 3:
Anlaşmaya Varmak
Anlaşmaya varma süreci yukarıda tartıştıklarımızın bir özetini oluşturacaktır.
Anlaşma zemini kurun, uygun bir beden dili kullanın.
Karşınızdaki ile sorun çözümü üzerine bir mutabakata varın.
Ortak bir sorun üzerinde anlaşın.
Diğerine düşüncelerini sorun.

YÜZ YÜZE
SİZİN İÇİN ZOR ALAN NE?
Bu konu da bir önceki ile ilgilidir. Şimdi size potansiyel olarak sıkıntı yaşayabileceğiniz durumların bir listesini sunacağız.
BEŞ TARZA YÖNELİK DAHA ÇOK ŞEY
“Üzerine gidin!’-özellikle de kendinize güvendiğiniz ama işbirliğinden çekindiğiniz zamanlar
Bazı insanlar her zaman bu tarzı tercih ederler. ‘Gez... Göz... Arpacık... ateş’ mantığı ile hareket eden bu tür kişiler kendilerini her zaman tartışma ve kavgaların içinde bulurlar.
‘En iyisi uzaklaşmak’-Kendinize güvenmediğiniz ve işbirliğine yatkın olmadığınız zamanlar
Sinirli ya da saldırgan biri sizi kolaylıkla bu tür bir yaklaşıma sürükleyebilir. Kendinizi karşınızdaki kişinin isteklerine karşı çıkacak kuvvette görmeyebilir ve gereken tüm tavizleri vermesi gerekinin niçin siz olması gerektiğini anlamayabilirsiniz.
‘Evet efendim’-İşbirliğine yatkın hissetiğiniz ama kendinize güvenmediğiniz zamanlar
Birçoğumuz diğrlerini kırmamak için, işbirliğine yatkın, yardımsever ve itaatkar olarak yetiştirilmişizdir. Bunda olumsuz duyguları bastırmanın ve her zaman sakin görünmeye çalışmanın da payı vardır.
‘Bir görüşelim bakalım’-Kendinize biraz olsun güvendiğiniz ve işbirliğinde bir sakınca görmediğiniz zamanlar
Bu yaklaşım da, kişiler baştan ortak noktaları olduğunu ve birlikte yaşanabileceğini kabul ettiği için bazı avantajlar vardır. Her iki taraf da kendileri açısından kabul edilebilir sonuçlara ulaşmak için ufak bazı tavizler vermek gerektiğini ve önemli olanın anlaşabilmek olduğunun bilincindedir.
‘Her ikimiz de kazansın’-Karşılıklı güven ve fayda
Bu tarzla diğerleri arasındaki en büyük fark; burada karşınızdakini aldatmak, kandırmak ya da gerçek ya da hayali bir düşmana karşı kendinizi savunmak yerine, doğrudan ortadaki sorunun çözümüne yönelik gayret göstermenizdir.
HER İKİNİZ DE NASIL KAZANABİLİRSİNİZ?
‘Her ikimiz de kazansın’ yaklaşımı, uygulama açısından zor olmakla birlikte gerçek anlamda tatmin edici sonuçlar doğurduğu ve olumsuz duygulardan arınmış olduğu için, başlangıç olarak en ideal tarzdır.
BİR KONUŞMAYI PLANLAMA ve HAZIRLAMA
Nasıl Hazırlanır
Bir konuşmaya başlamanın en iyi yolu seçmek
Konuşma yapmak konusunda yaşanan endişeleri belirleme
20 dakikalık bir konuşma için zaman planlama
Konuşma notları alma
Bir konuşmadaki en önemli noktalarını belirleme
Yardımcı görsel öğeleri seçme
Dinleyicilerden gelen soruları cevaplama
İnsanların aklında muhtemelen kalacakları bahsini etme
Onuşmayı bitirmek için en iyi yolu seçme
İkna edici olmanın yollarını deneme
SİNİRLERE HAKİM OLMAK
Kendi kendinizi tahrip edebilirsiniz –Lütfen yapmayın
İlk önce şu sorunun cevabını verin; konuşma yaptığınız kişiler hakkındaki düşünceleriniz nedir:
Sinirlere hakim olmaya dair birkaç fikir daha
Konuşmaya hazırlanmak için kendinize zaman tanıyın.
Muhtemelen hepimiz gibi siz de tedirginsinizdir. Bu oldukça normaldir. Ama konuşurken tam aksi şekilde davranabilir ve biz de buna inanabiliriz.
Göldeki bir kuğu gibi: Sakin, huzur içinde, asil, güzel ve rahat.
Gerçek bir iletişim kesinlikle bir konuşma yapmak kadar tedirgin edici değildir.
Eğer gerçekten başlangıçta kendinizi paniğe kapılmış hissederseniz, bir kenara oturun ve birkaç kez derin nefes alın, faydasını göreceksiniz.
KONUŞMAYI PLANLAMAK
Konunuz nedir?
Bazen konu size verilir ama öylesi durumlarda bile tam olarak üzerinde konuşmak istediğinizi siz belirlersiniz.
Konuşma yapacağınız kişiler kim?
Dinleyiciler arasındakilerin adını bildiğiniz zaman.
Dinleyicilerin ne tür kişiler olduğunu bildiğiniz zaman.
Konuşmanızdan sonra dinleyiciler ne öğrenmiş olacak?
Bu sorunun cevabı size amacınızın yarısını gösterecektir.
Dinleyicilerin ne yapmasını istiyorsunuz?
Dikkat etmek, kulak kesilmek
Not almak
Konuşma bitince ya da daha sonra ne yapmalarını istiyorsunuz? Bu konuşmayı iyi bir şekilde bitirip bitirmediğinizi kontrol etmeniz açısından bir fırsattır. Eğer birşeyler yapmalarını isterseniz ve onlar da yaparsa, konuşmanız başarılı olmuş demektir.
Şimdi, konuşmanızı yapmadan önce ne biliyorlar?
Bu sorunun cevabı, konuşmaya hangi seviyeden başlamanız gerektiği konusunda bir fikir verecektir.
Dinleyiciler bu konuşmadan ne istiyor?
Dinleyiciler ne kadar farklı isteklere sahip olsa da, bazı ortak beklentileri vardır. Bunlar:
Onlara yararlı bir şeyler katan ilginç bir konuşma.
İyi hazırlanmış, görsel olarak suslenmiş ve dağıtılan notlarla desteklenmiş bir konuşma.
Çok fazla teknik detay barındırmayan ve işlerine yarayacak net düşünceler veren bir konuşma.
Aranızdaki ortak payda nedir?
Şimdi hem onların hem de kendinizin neler yapmak istediğini bililorsunuz. Peki bu durumda aranızda ortak bir payda var mı? Başlangıçta söyleyebileceğiniz ve hem sizin hem de onların doğru olarak kamul edebileceği bir şey var mı aklınızda?
Dinleyenlerin anlaması ve hatırlaması gereken temel cümleler nelerdir?
İnsanlar, çok seçkin bile olsa, bir konuşmadaki önemli noktaların en az yarısın unutur. İnsanlardan daha fazlasını beklemeyin! Hatırlananlar da sizin onların hatırlamasını istediğiniz seylerdir zaten.
Kendinizi tanıtmak için birkaç kelime
İsminiz (isim ve soyad doğal olarak)
Eğer sizi tanımayanlar varsa mesleki ünvanınıız
Genel olarak ne yaptığınız üzerine birkaç kelime
Gerçekten etkili olacağına inanıyorsanız, ne kadar zamandır konu üzerinde çalıştığınıza dair bir ya da iki kelime.
İnsanların sizin konuşmanızdan kazanacakları üzerine bir cümle
Ortak paydayı tanımlayan bir cvumla
Biliyorum ki hepimiz, yeni sistemin az zahmet verici, kullanımı kolay, maliyet düşürücü ve zaman kazandırıcı olmasını istiyoruz.
Temel noktalarınıza dair kısa bir özet
Dinleyicilerin konuşmadan sonra birşeyler yapmasını istiyorsanız, bunu açık ve net bir dille söylemenin tam zamanı, Unutmayın, bir konuşmanın başlangıcı ve sonu en çok akıllarda kalır.
KONUŞMAYI YAPILANDIRMAK
Şu aşamada konuşmanıza nasıl başlayıp nasıl bitireceğinize dair planınızı yapmış, konuşmanın temel noktalarını belirlemiş ve tarafların ne istediğini öğrenmiş durumdasınız.
Temel noktalarınızdan her biri aşağıdaki uhuslara dikkat etmeniz durumunda yeterince net olacaktır.
Temel noktayı tanıtırsanız.
Açık bir şekilde vurgularsanız.
Destekleyici ilk ilkeyi, delilleri ile birlikte belirtirseniz.
Ana temayı bir kaz daha vurgularsanız.
Bir sonraki temel meseleyi tanımlarsanız.
GÖRSEL İLGİ
Biliyorum, henüz daha tam olarak neler söyleyeceğinize karar vermediniz ama yine de görsel destekleyiciler üzerinde biraz düşünebilirsiniz. Eğer onları uygun bir şekilde kullanırsanız, başlangıç için fazla not kullanmanıza gerek kalmayacaktır.
DOĞRU ÇALIŞMA NOTLARI TUTMAK
Eğer söyleyeceğiniz her kelimeyi kağıttan okursanız, bu hem sıkıcı olacaktır hem de dinleyici ile olan göz temasını kaybedersiniz.
Eğer söyleyeceklerinizin hepsini yazıp, sesli olarak okursanız, uzun zaman aldığını göreceksiniz.
Konuşurken de önceden hazırlamış olduğunuz ve üzerinde çalıştığınız düşünceleri açıklarsınız.
Bu notları canınız istediği gibi kullanamazsınız, onlar size konuşma planınızı hatırlatmak için hazırlanmıştır.
Son olarak notlarınız kolay okunmalı, her an elinizin altında olmalı ve size bir sonraki adımı gösterecek titizlikte hazırlanmış olmalıdır.
KONUŞMA YAPMAK
DENEMEK
Madem ki konuşmanızı planladınız, görsel malzemelerinizi ve gereken notları hazırladınız, şimdi kendinizi daha organize hissediyor olmalısınız. Artık yapmanız gereken zamanlamayı ve detayları da göz önüne alarak konuşma pratiklerine yönelmektir. Hiçbir aktör ya da müzisyenin, prova yapmadan sahneye çıkmadığı düşünülürse, siz de onlar gibi yapın o zaman.
ORTAMI KULLANMAK
Binrbirinden değişik ortamlarda konuşma yapabilirsiniz. Bundan dolayı, konuşma süresinden yarım saat önce konuşma yerinde olun.
Ne tür ekipmanlarınız var, nasıl çalışıyorlar, yerleri neresi?
Yazı yazmanız için yeterli kağıt, kalem vb. malzeme var mı?
Herkesin sizi görüp duyabilmesine imkan veren bir oturma yeri var mı?
Notlarınızı ve ihtiyaç duyduğunuz malzemeyi koyacağınız bir yer var mı?
KENDİNİZİ YÖNETMEK
Ne kadar tecrübeli olursanız olun, eğer hiç sinirlenmiyor ya da tedirgin olmuyorsanız, ortada yanlış bir şeyler var demektir. Önemli olan adrenalinizi olumlu kullanarak, dikkatinizi dağıtmaktan ziyade sizi harekete geçirmesini sağlamaktır. Bunun için beden dilini doğru kullanmalısınız.
GÖRSEL İMKANLARI KULLANMAK
Kullanacağınız görsel malzemeleri, olası aksilikleri engellemek için muhakkak önceden deneyin. Kullanırken arkalarında durmayın. Yanınd durun ve dinleyicilerle olan göz temasını kesmeyin.
Tahtalar, siyah beyaz tablolar
Başüstü projektörleri (Tepegöz)
35 mm’lik slayt projektörleri
Bilgisayarlı ve LCD projektörler
Modeller, fotoğraflar ve diğerleri
Pekiştirme notları
SORULARI İDARE ETMEK
Aslına bakarsanız soru sorulmasında fayda vardır. Çünkü böylelikle dinleyiciler pasif durumdan kurtulup anlattıklarınızla ilgili hale gelirler.
Sorulara ne zaman izin verebilirsiniz?
Başlangıçtaki sorular
Şaşırtıcı gelebilir ama konuşmanın başında sorulacak sorular, karşılıklı konuşmayı, daha doğrusu diyaloğu getireceği için ortam yumuşar ve konuşmacı kendini daha rahat hisseder.
Dinleyicilere şu soruları sorabilirsiniz
Bu konudaki deneyiminiz nedir?
Bu konu ile ilgili olarak ne bilmek isterdiniz?
Tabi bu arada onlara detayları da sorarak ilgilerini çekebilirsiniz.
Bitime yakın sorular
Bu en çok tercih edilen yoldur .
Konuşma müddetine yayılan sorular.
Belirli ara seanslarda sorulan sorular
SORULARI CEVAPLAMAK
Ona bakın, gülümseyin ve göz kırparak ya da ‘tamam mı?’ şeklinde onayını alın
Eğer tatmin olmuşsa başı ile onaylayacaktır.
Eğer başını sallamadıysa, tatmin olmamış demektir. Tekrar cevaplayın
Asla ama asla soru soran dinleyici ile tartışmayın, patronluk taslamayın, onları yalanlamaya çalışmayın ya da rencide etmeye kalkışmayın.
MÜNASEBETSİZ YAKLAŞIMLARLA BAŞ ETMEK
Münasebetsiz ve pimpirikli dinleyiciler genellikle iki eğilim içindedirler. İlki, herkese ne kadar çok bildiklerini söylemek isteyenler ve ikincisi de; sizinle aynı görüşte olmamak için direnenlerdir.
Ne bildiklerini size söylemek isteyenleri idare etmek
Söyledikleri bitince:
Hiçbir cevap vermeyin
Ekleme ya da çıkarma yapmadan söylediklerini özetleyin
Teşekkür ederek devam edin.
Sizinle aynı düşüncede olmayanları idare etmek
Asla onlarla tartışmayın, rencide etmeyin ve yalanlamayın.
Cevap vermeden önce muhakkak söylenenleri özetleyin
Bu size düşünmek için vakit kazandırır.
Tansiyonu düşür ve dostane havayı devam ettirir.
Genellikle insanlar sadece onları dinlemenizi isterler
Böyle düşünmek için haklı olduğunuzu görüyorim deyin ve tartişma kapılarını kapatın.
Cevaplarınıza ‘Evet..’ ya da ‘Evet ve..’ şeklinde başlayın. ‘Evet ama..’ şeklinde asla!
YAZI YAZMA
BAZI TEMEL HUSUSLAR
Yazılı iletişimin ise birtakım ciddi dezavantajları vardır.
Uygun ve tam yerinde bir ifade tonu tutturamazsınız
Yüz yüze iletişimde size ilgili gösterenler, iş yazıya döküldüğünde sizi göz ardı edebilirler
Yazı yazma süreci iletişimi yavaşlatır.

TEMEL PLANLAMA SORULARI
Okuyucunun mutabakatını erken almam için nasıl başlamalıyım.
Nereye ulaşmak istiyorum?
Ne tür bir yapı ortaya koyacağım?
Derdimi nasıl özetleyeceğim?
Derdimi nasıl ipatlayabilirim
Tüm bunları nasıl biraraya getireceğim?
TEMEL DEĞERLENDİRME SORULARI
Temel kıstaslara cevap veriyor mu?
Eğer üzerinde birkaç değişiklik yapmamışsanız, bu onu yeteri kadar dinlendirmemiş olduğunuzu gösterir.
Ne kadar kısaltabilirsiniz?
Ama mesajı bozmadan onu kısaltmayı deneyin. Sıkı bir elden geçirme, mesajın etkisini arttıracaktır.
Anlaşılması kolay mı?
İnsanlar genellikle günlük hayatta belli bir kelime sayısı ile ve basit, kısa cümlelerle iletişim kurar.
Okuyucu istediğine çabuk ulaşıyor mu?
Tüm hataları düzelttiğimden nasıl emin olabilirim?
Cevabı çok basit: En son hatanızı dağıttığınız belgeler okunduğunda farkedersiniz.
İŞ RAPORLARININ YAPISI
Sondan başlayın
En iyi başlangıç yolu; ‘bu rapor niçin yazıldı? Amacı nedir?’ sorularını en kestirme şekilde cevaplamaktır.
Cevap vermek için:
Referansınızı özetleyin
Raporun ulaşmak istediği sonucu tanımlayın
Yapılan işi ve niçin yapıldığını tanımlayın
Sondan başlama
Bir özetle başlamanıza yardım eder. Çünkü zeki bir okuyucu istediğini alınca durur.
Özet kısaca şunları içerir
Nerede başladınız?
Ne yaptınız?
Ne tür sonuçlar elde ettiniz?
Ne tür kararlara vardınız?
Tavsiyeleriniz (eğer sorulduysa tabi)?
Bir şeyin kolay okunmasını ve anlaşılmasını sağlayan nedir?
Sağduyu, okuyucunun konuya olan aşınalığının en önemli faktör olduğunu öne sürüyor. Aslında bu, her ne kadar önemli olsa da, raporun yapısının daha önemli olduğu ortaya çıkıyor.
Raporun iskeleti
Geçmiş (ne oldu); şimdiki durum (ne oluyor); gelecek (ne olacak).
Şimdiki durum; estenen durum; buna ulaşmanın yolları; tercih edilen yol.
Hedefler; değişim imkanları; her birinin artı ve eksileri; karar ve tavsiyeler.
Amaç; özet; eylemler; sonuçlar; kararlar; tavsiyeler.



Prensipler iskelette, detaylar ekte
Belgenizin iskeleti ana mesajınızı taşır; destekleyici detaylar ise eke aittir. Ekteki detaylar ihtiyaç duyulması halinde oraya konur, amaçları konunun akışını karıştırmak değildir.
Tavsiyeler
Amacınızı gerçekleştirdiğinizden emin olun. Eğer size birisi ‘bu güvenli mi?’ diye sorarsa, ya öyle olduğunu ya da nasıl öyle olabileceğini tavsiye edin.
Anahtar unsurlar
Hem okuyucularınızı hem desizi rahatlatacak bir rapor yapısı kurun
Mümkün olduğu kadar sıka ve net yazmaya çalışın.
DİĞERLERİNİN YAZDIKLARI İLE İLGİLENMEK
Birçoğumuz her gün, çoğu ilginç olmayan ve kötü yazılmış bir yığın evrak okumak zorunda kalırız. Şimdi bu tür evraklarla başedebilmemiz için birkaç etkili yöntem göreceğiz.
Buradaki teknikler her ne kadar okuma hızınızı arttırmayacaksa da:
Okuduğunuzu daha çok anlamanıza ve hatırlamanıza
Önemli bilgileri daha kolay hatırlamanıza
Evrak işleri ile daha çabuk ilgilenmenize yardımcı olacaktır.
Şimdi işinize yarayabilecek diğer okuma türlerine bakalım:
Yakın plan, işinizle doğrudan ilgili olan belgenin tüm hatları ile okunması.
Analiz, sizin için hayati önem taşımayan uzun bir belgnin içinden işinize yarar kısımların keşfedilmesi
Göz atma, bir belgenin arka planına yönelik genel bir bilgi edinme.
Sınıflandırma
Her belgeyi başlığına ya da referansına göre tanımlayın
Daha fazla okumadan onları aşağıdaki dört kategoriye göre ayırın:
Hayati olanlara dön ve onları oku.
Daha sonra işine geri dön.
Yararlı ve arka plan evraklarına göz at.
ÜÇ OKUMA YÖNTEMİ
Yakın plan okuması
Belgeyi isminden ya da referansından tanımlayın
Okumadan önce kendinize şu soruları yöneltin
Bu konuda ne biliyorum?
Hangi aşamadayız?
Bu belgenin ne söylemesini umuyorum?
Bu belgeden beklentim nedir?
Eğer varsa özetini okuyun.
Eğer özet yoka, ilk paragrafı ve son paragrafı okuyun.
Bu aşamada ne öğrendiğinizi gözden geçirin ve bunu not edin.
Eğer başlıklar ve arabaşlıklar varsa, belgeyi tarayarak sadece onları okuyun.
Eğer başlıklar yoksa o zaman paragrafların ilk satırlarını okuyun-onlar konu cümleleri olabilir.
Notlar alın ve eyleme geçin
Analitik okuma
Belgeyi isminden ya da referansından tanımlayın.
Eğer varsa özetini okuyun
Eğer özet yoksa, ilk ve son paragrafları okuyun.
Bu aşamada ne öğrendiğinizi gözden geçirin ve bunu not edin.
Neyi öğrenmeye ihtiyaç duyduğunuzu keşfettiniz mi?
Eğer ettiyseniz halen okumaya gerek duyuyor musunuz?
Eğer başlıklar ve arabaşlıklar varsa, belgeyi tarayarak sadece onları okuyun ya da paragrafların ilk satırlarını.
Arka plan okuması
Belgeyi isminden ya da referansından tanımlayın
Okumadan önce kendinize şu soruları sorun:
Bu konuda ne biliyorum?
Bu belgenin ne söylemesini umuyorum?
Bu belgeden özel bir beklentim var mı?
Eğer varsa özetini okuyun.
ZOR DURUMLAR İÇİN YAPILACAK LİSTELER
Başlangıçta uzun bir zor durumlar listesi ile başlamıştım ama sonradan baktım ki; bu, kitabın tüm hacminden daha fazla yer tutuyor. Bundan dolayı, çoğumuzun yaşayabileceği altı önemli durum üzerinde durmaya karar verdim:
İş için uygun kişiyi seçmek
Bir işe seçilmek
Etkili bir arka plan bilgisi vermek
Arka plan bilgisi ile ilgilenmek
Toplantı yapmak
Toplantıya etkili bir katkıda bulunmak
1: İŞ İÇİN UYGUN KİŞİYİ SEÇMEK
Amaçlar
Şu şartlara uyan kişiyi seçmek:
İş iyi yapabilen
Kararlılık ve işbirliği gösteren
Diğer çalışanlarla iyi geçinebilen
Eğitime en az ihtiyaç duyan
İstenildiği kadar kalabilecek olan
Kuralları çiğnemekten kaçınmak
Kurumunuz için iyi bir izlenim uyandırmak
Hazırlık
İşi analiz edin (gerçekçi olun)
Mülakatı planlayın.
Yasal gereksinimleri ve kurumunuzun kurallarını da göz önünde bulundurun.
Başlatma
Arkadaşça ve samimi olun, yapmacık değil.
Beden dilinizi uygun kullanın
Kendinizi tanıtın, mülakatın amacını paylaşın.
Başlangıçta çok fazla konuşmayın
Etkili sona erdirme
Söylenenlerin hepsini özetleyin.
Bana söylemek istediğiniz ama benim sormadığım bir şey var mı? Diye sorun.
Karşınızdakine sorusu olup olmadığını sorun.
Bir sonraki aşamada ne olacağını ve sonuçların ne zaman açıklanacağını söyleyin
Adaya teşekkür edin.
Sonrası
Tüm adayları kıyaslayın
Başarılı ve başarısız adayları belirleyin.
Bürokratik işlemleri tamamlayın
Süreci gözden geçirin.
2: BİR İŞE SEÇİLMEK
Amaçlar:
Mülakat yapan kişi ile iyi bir ilişki kurun.
Kendinizi olumlu bir tarzda sunun.
Eğer istiyorsanız iş ile ilgili yeterli bilgi edinin.
Uygunsuz bir işe seçilme tuzağına düşmeyin.
Hazırlık
İş ilanını ve gereken diğer belgeleri analiz edin.
Gideceğiniz kurum hakkında mümkün olduğu kadar çok bilgi toplayın
Başvuranlarda aradığınız en önemli özellik nedir? Diye sorabilirsiniz de.
Bu arada bir sonraki adımları göz önüne alarak gereken hazırlığınızı yapın.
Bana kendinizden bahsedin sorusuna:
Belirli özelliklerinizi
Bu becerilerini sergileyen bir başarınızı
Niçin bir sonrakini değil de sizi bu işe alalım? Şeklindeki bir soruya:
Sizi diğerlerinden farklı kılan olumlu bir tarafınızı
Niçin bize başvuruyorsunuz? Sorusuna:
Gelişme yapmak istediğiniz noktayı
Öğrenmek istediğiniz şeyleri gösteren bir cevap hazırlayın.
Eğer sizin aleyhinizde olan bir nokta varsa, olumlu yönleri vurgulayan bir cevap hazırlayın.

Başlatma
Başlangıçtan itibaren beden dilinizin olumlu olmasına dikkat edin.
Mülakat yapan kişinin talimatlarına göre hareket edin; nereye oturacağınız, hangi konulardan bahsedeceğiniz gibi.
Başlangıçta kolay sorular sorulacağının bilincinde olun.
Eğer paniğe kapıldığınızı hissederseniz.
Etkili sona erdirme
Eğer Sormak istediğiniz bir şey var mı? Sorusu yöneltilirse.
Bana işe alındığımı söylemenizi beklemiyorum ama en azından mülakatta nasıl olduğumu söyleyebilir misiniz? Hakkımda doğru karar verebilmesi için neler yapmam gerektiği konusunda tavsiyeleriniz olur mu? Sorularını yöneltmeyi deneyin.
Sonrası
Süreci gözden geçirin
Neler yolunda gitti, neler gitmedi?
Hangi sorularda zorlandınız?
Hangi ekstra bilgiler faydalı olabilirdi?
Karşı taraf nelerden hoşlandı, nelerden hoşlanmadı?
Bir dahaki seferde yapacağınız ve yapmayacaklarınız?
3: ETKİLİ BİR ARKA PLAN BİLGİSİ VERMEK
Amaçlar:
Kişilerin becerilerini, etkinliklerini ve yeterliliklerini geliştirin.
Karşınızdakilerin de insan olduğunu göz önüne alarak gerçekçi ve dengeli bir şekilde iletişim kurun
Karşınızdaki kişi ile duşman olmaktan kaçının.
Hazırlık
Tek ve çift yönlü iletişim ile karşıdaki kişinin olurunu alma konularını tekrar okuyun.
Karşınızdaki kişi ile olan ilişkinizi gözden geçirin.
Halen devam etmek isteyebilirsiniz ama dikkatli olmanız gerekir.
Arka plan bilgisi dengeli hazırlanması koşulu ile faydalı olacağı için, öncelikli olarak, size göre kişinin faydalı ya da etkili olarak neyi yapıp neyi yapmadığını belirleyin.
Karşınızdaki kişinin söylediklerinizi kabul edebilmesi için gereken uygun şartları nasıl oluşturacaksınız?
Başlatmak
Rahatsız edilmeyeceğiniz, birbirinizi rahat görüp duyabileceğiniz özel bir mekan bulun.
Beden dilinizin olumlu olmasına dikkat edin.
... yaparak elde ettiğimiz sonuçları görüşmek istiyorum şeklinde belirli bir gündem belirleyin.
Olumlu noktalarla ve kişinin davranışlarının iyi sonuçlar verdiği durumlarla konuşmaya başlayın ve şunları sorun.
Bunu ne zaman yaptınız ve ne etkisi oldu?
Sonuç umduğunuz gibi miydi?
Niçin bu sonuca ulaştığını düşünüyorsun?
Benzer bir yaklaşımı nerede kullanabilirsin?
Gelecekte ne yapacaksın?
Etkili sona erdirme
Muhatabınızı davet ederek:
Tartışılanları
Kişinin iyi yaptığı şeyleri
Kişinin verimli olmayan çalışmalarını
Eğer zorunluluk hissediyorsanız, bu özetlemeye başka şeyler de katabilirsiniz.
Sonrası
Süreci gözden geçirin
İşe yarayanlar ve yaramayanlar?
Bir dahaki sefere yapacaklarınız ve yapmayacaklarınız?
Olanları ve olması gerekenleri gözden geçirmek için biraraya gelin.
4: ARKA PLAN BİLGİSİ İLE BAŞ ETME
Amaçlar:
Becerilerinizi, etkinliğinizi ve yeterliliğinizi geliştirin
İyi yönlerinizi arttırmanın, kötüleri azaltmanın yollarını öğrenin.
Davranışınızın gerçekçi ve dengeli bir fotoğrafını çekin.
Doğrudan ve dostane bir tutum içinde insanlara yaklaşın
Karşınızdakine karşı düşmanca bir tutum takınmayın
Hazırlık
Eğer arka plan bilgilendirmesine yönelik oturuma katılmışsanız:
Memnun olduğunuz sonuçları gözden geçirin ve yaptığınız işe yarar şeyleri düşünün.
Memnun olmadığınız sonuçları gözden geçirin ve daha iyi sonuç verebilecek diğer eylemleri,
Başlatma
Bunun önemli olduğunu görüyorum ve gerçekten bunu tartışmamız gerekiyor deyin
Başbaşa görüşebileceğiniz bir yere gitmeyi önerin.
Size söylenenleri dikkate aldığınızı göstermek için şu soruları sorun:
Somut gerçeklerini bir kez daha ortaya koyar mısın lütfen?
Böyle düşünmene sebep olan şeyler nelerdir?
Ne yaptığıma inanıyorsun?
Başka önemli noktalar var mı?
Ne yapmam gerektiğini düşünüyorsun?
Etkili sona erdirme
Bunun için şu hususların özetlenmesini önerin:
Neler tartışıldı
İşe yarar neler yapıyorsunuz
Fazla işe yaramayan neler yapıyorsunuz;
Gelecekte veriminizi arttırmaya ve olumsuzlukları azaltmaya yönelik yapacaklarınızı;
Karşınızdakinin yardımcı olmak için neler yapmasını istediğinizi
Sonrası
Süreci gözden geçirin
İşe yarayanlar ve yaramayanlar?
Bir dahaki sefere yapacaklarınız ve yapmayacaklarınız?
Olanları ve olması gerekenleri gözden geçirmek için biraraya gelin.
Amaçlar:
Grup içindeki herkes arasında bilgi dolaşımı
Kişilerin
toplantının amacı
toplantının kuralları
Toplantının tarafsız ve önyargısız yönlendirilmesi
Evrak işlerinin doğru yapılması
Toplantının;
Zamanına ve konusuna sadık kalmasına
Tartışmalara çözüm getirmesine
Hazırlık
Toplantı esnasında gündem belirlemek vakit alacağı için en iyisi önceden hazırlanmış bir gündemle başlanmalıdır.
Neyin tartışılacağını, amacın ne olduğunu, niçin bunların yapıldığını ve sonuçların ne zaman ortaya çıkacağını belirtmelidir.
Kendinizi her bir gündem maddesi ile ilgili olarak hazırlarsanız, toplantı esnasında daha geniş bir katkıda bulunabilirsiniz.
Eğer toplantı ile ilgili bir sekreter varzsa, yapılacak işlerin bir kısmı onunla paylaşılabilir.
Başlatma
Toplantıya katılacak kişilerle aşağıdaki hususlarda görüş birliğine vararak başlayabilirsiniz:
Toplantının amacı ve hedefleri
Kuralları
Süresi
Her bir konuya ne kadar vakit ayrılacağı
Etkili sona erdirme
Anlaşmazlıkları ve uyuşmazlıkları kaydedin, varılan kararları, alınan eylem kararlarını, kimin neyi, ne zaman ve nasıl yapacağını özetleyin.
Katılımcılara gayretleri için teşekkür edin
Bir sonraki toplantının vakti, zamanı ve iskeleti üzerinde bir karara varın.
Sonrası
Süreci gözden geçirin.
İşe yarayanlar ve yaramayanlar?
Bir dahaki sefere yapacaklarınız ve yapmayacaklarınız?
Eylem sonuçlarını gözlemleyin
6: TOPLANTIYA ETKİLİ BİR KATKI YAPMAK
Amaçlar
Diğerlerini dinleyin ve onlardan öğrenin
Kendinizi dinletin ve diğerlerini etkileyin
Gerektiği zaman karara varın
Toplantıyı mümkün olduğu kadar kısa konuya getirin
Hazırlık
Ev ödevinizi yapın.
Kendinizi toplantıya katkıda bulunmaya hazırlanın
İhtiyacınız olan delilleri, gerçekleri ve belgeleri toplamaya çalışın.
Başlatma
Eğer gündem yoksa:
Toplantının gündemini ve içeriğini
Ne kadar süreceğini
Hangi konuların, ne kadar süre ile tartışılacağını sorun.
Etkili sona erdirme
Eğer toplantı başkanı özetlemezse:
Alınan kararları
Görüş birliğine varılan ve varılmayan konuları kendiniz için özetleyin.
Sonrası
Yapılmasına karar verilenleri yapın.
Süreci gözden geçirin
İşe yarayanlar ve yaramayanlar?
Bir dahaki sefere yapacaklarınız ve yapmayacaklarınız