HALKLA İLİŞKİLERDE KULLANILAN ARAÇLAR


Halkla ilişkiler uzmanları, pazarlamaya ilişkin kararlara ürünün ya da hizmetin tüketiciye nasıl ve nerede sunulması gerektiğine ilişkin bilgiler sunarak yardımcı olurlar. Pazarlama karması içinde halkla ilişkiler tanıtım faaliyetleri, özel bir takım olaylar, sergiler vs. düzenleyerek potansiyel tüketicinin dikkatini çekmeyi başararak pazarlamaya yardımcı olur.

Halkla ilişkilerde ,hedef kitleyle iletişim kurulup,haberleşmenin sağlanabilmesi için hem kişisel hem de kişisel olmayan çeşitli araçlardan yararlanılır. Halkla ilişkilerde kullanılan araçlar arasında, radyo, televizyon, kitap, gazete, dergi, broşür, el kitapları, afiş, el ilanları, bültenler, yıllıklar, toplantı, sergi, seminer vb. araçlar bulunmaktadır. Planlama yapılırken, hedef kitleye iletilecek mesajların hangi araçlarla iletileceği önceden belirlenmelidir. Burada temel amaç, hedef kitleye mesajların, en kısa zamanda, en az maliyetle ve en uygun hangi araçları kullanarak iletilmesinin belirlenmesidir.

Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan çok sayıda ve türde araç bulunmaktadır. Bununla birlikte, herhangi bir işletmenin halkla ilişkiler çalışmaları sırasında, söz konusu araçların tamamının kullanılması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Bu konuda önemli ve uyulması zorunlu olan kural, yapılacak uygulamanın tüm yönleriyle (hedef kitle, süre, bütçe, personel vs.) değerlendirilmesi ve araç seçiminin, bu çok yönlü değerlendirme sonrasında yapılmasıdır.


A.Yazılı Araçlar:

Yazılı araçlar, gazeteler ,basın toplantısı ve basın bülteni,dergiler ve işletme tarafından hazırlanıp yayınlanan araçlar olan broşürler ,bültenler, el kitabı,yıllık ,afişler,pankartlar ve el ilanları olarak özetlenebilir.

Haberlerin halkla ilişkiler amaçlı olarak gazete ve dergilerde istenilen kapsamda yayınlanması,oldukça karmaşık ve uzmanlık gerektiren bir iştir.Burada en önemli sorun ,gazetenin geleneksel tutumuna ve düzenine halkla ilişkiler biriminin uymak zorunda olmasıdır.Halkla ilişkiler birimleri gazetelere hem takdir yetkisi bırakmalı hem de zorlamalardan kaçınmalıdır.Gazetelerden bir halkla ilişkiler aracı olarak yararlanmada dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta ise haber niteliği taşıyan mesajların zamanlamasıdır.Gazetelerin halkla ilişkiler aracı olarak sahip oldukları nitelikler dergiler için de geçerlidir.Dergilerin hedeflediği kitleler olduğu gibi okuyucuların da tercih ettikleri dergi türleri vardır.Dergiyi gazeteden ayıran en önemli fark “zaman” yani iki yayın arasındaki süredir.

Yazılı ve görüntülü medyaya haber aktarmakta kullanılan en yaygın yöntemlerin başında basın toplantısı ve basın bülteni gelir.Basın toplantısının başından sonuna kadar tüm aşamaları halkla ilişkiler görevlilerinin gözetiminde olmalıdır.Basın toplantısının başarısı ilgili konunun yalnızca kitle iletişim araçlarında yer almasına değil,kamuoyunda yeterince yankı yapmasına , ilgi görmesine bağlıdır.kamuoyunda gerekli yankıyı ve ilgiyi göremeyecek olayların basın toplantısına konu edilmemesi gerekir.

Kuruluşa ilişkin olaylar veya gelişmeler haber niteliği taşıyorsa yazıya dönüştürülerek basın bülteni haline getirilir.Basın bülteni,olayın ilgili kurum tarafından haberleştirilip medyaya dağıtılmasıdır.Basın bültenlerinin hazırlanmasında ve ilgililere yollanmasında yine en büyük görev halkla ilişkiler birimine düşer.Basın bülteni çok sık kullanılan bir araçtır.

Bazı durumlarda gazete ve dergilerde yazı yayınlamak gerekebilir.Bunlar çoğunlukla makale,fıkra,köşe yazısı, küçük yorumlar biçiminde olabildiği gibi , okuyucu mektubu biçiminde de düzenlenebilir.

Broşürler ,kurum tarafından hazırlandıkları için belirli üstünlükler taşır.Broşürün içeriği tümüyle kuruluşun denetimindedir.Bu yüzden broşürü istenilen biçimde hazırlamak ve süreci baştan sona denetim altında tutmak mümkündür.Bu, broşürü dergi ve gazetelerden ayıran en önemli farktır.Halkla ilişkiler çalışmalarının anlatılması bazen daha çok sayıda sayfaya ihtiyaç gösterebilir.Bu durumda broşür yerine el kitabı hazırlamak gerekir.El kitapları sayfa olarak daha fazladır ve basit referans kaynağı olarak konuların açıklanmasına yardımcı olur.

Bültenler konuyla ilgili olan kişilerin dikkatlerine sunulan çalışmalardır.Bültenlerin içinde ilgilinin dikkatini çekecek yan bilgilere, güncel verilere ve olaylara da yer verilmektedir.Bültenler kuruluşların iç halkla ilişkilerinde sık sık kullanılmaktadır.

Yıllık , kuruluşun bir yıl içinde gerçekleştirmiş olduğu çalışmaları açıklayan ve ansiklopedik bilgiler içeren bir yayın türüdür.Yıllıklar genellikle kurumun eylem çevresi içinde kalan kişilere gönderilir.

Geniş yığınlara öz anlatımla belirli mesajlar gönderilmek zorunda kalındığında kullanılan araçlarda biri de afişlerdir.Afişlerde resimle anlatım ön plandadır.Ancak kullanılan sözcükler de resimlerin anlamını tamamlayıcı ya da güçlendirici olmalıdır.Bu yüzden afişler son derece yoğun bir düşünsel ön hazırlığa ihtiyaç gösterir.


B.Yayın Araçları:

Yayın araçları denildiğinde ilk akla gelen araçlar radyo ve televizyondur.
Radyo, halkla ilişkiler faaliyetlerinde çok sık kullanılan etkili araçlardan biridir.Radyonun hemen hemen bütün programlarından bu konuda yararlanmak mümkündür.Haber bültenleri , söyleşiler, açık oturumlar , röportajlar hatta kısa anonslar bile birer halkla ilişkiler programı olabilir.
Televizyonun söyleneni görüntü ile güçlendirmesi,görüntüyü ön plana getirip belirli bir düşünce veya görüşü oluşturmaya yardımcı olması onu daha etkili bir duruma getirmektedir.Radyo için söylenenleri televizyon için de söylemek doğru olur.


C. Festivaller:

Festival yada şenlik düzenlenmesi ,çok sorunu olan ,yorucu ve koşuşturmayı gerektiren bir çalışmadır.Bir tek kuruluş bu işin altından kolay kolay kalkamaz.Onun için belirli kuruluşlar ya da kişilerle işbirliği yapılması gerekir.Halkla ilişkiler tekniği içinde çeşitli toplumsal olaylardan yararlanılmaya çalışılır.Bu tür olaylar önemli birer fırsattır.Bir kentin kurtuluşu ya da önemli bir ürünün tanıtımı ve dolayısıyla tüketimi hızlandırmak için düzenlenen yöresel düzeydeki festivaller kadar ülke düzeyinde ses getiren önemli film, müzik festivalleri halkla ilişkilerle uğraşanlara böyle bir fırsatı vermektedir.Günümüzde gelişmiş kitle iletişim teknolojisi ,gerektiğinde bu tür etkinlikleri en uzak yerlere duyurabilmektedir.Bu konuda halkla ilişkiler uzmanlarına büyük görevler düşer.

D. Yarışmalar:

Değişik kesimler ya da değişik kişiler arasında düzenlenen yarışmalar kamuoyunun ilgisini kuruluş üzerine çekmek için düşünülmüş ilginç yöntemlerden biridir.Yarışmalar herşeyden önce ödüllü olmak zorundadır.Bu ödül hem ilgiyi arttırır hem de yarışmaya daha ciddi bir görünüm kazandırır.Yarışmalarda amaç daha çok kişinin katılmasını sağlamaktır.Bunun için de yarışma konularının iyi seçilmiş olması gerekir.Yarışmalarla hem yararlı bir çalışma yapılmış ,belirli bir konu işlenmiş olur hem de kuruluşun tanıtımıyla ilgili önemli bir adım atılmış olur.Bu tanıtımdan yalnızca kuruluşun toplumsal çevresi değil aynı zamanda yarışmalara ilgi duyan herkes nasibini almaktadır.Kuruluşun toplumsal statüsünün yükselmesinde yarışma önemli bir araçtır.


E. Sergiler:

Çizgilerle anlatılan mesajları bir araya toplayan sergiler son yıllarda oldukça sık kullanılan bir yöntem haline gelmiştir.Kuruluşları ve onların çalışmalarını tanıtıcı nitelikteki sergiler belirli koşullara uymak zorundadır.Bu koşullar beklenen sonucu elde etmeyi kolaylaştırır.Herşeyden önce sergi anlatmak istediklerini kolayca anlatabilmelidir.Görüntüler olabildiğince açık olmalıdır.Sergiler basit bir anlatım içinde ve bu anlayışa uygun olarak düzenlenmelidir.Sergileme süreci halkla ilişkiler görevlileri tarafından izlenmeli ve kuruma veya kurum belleğine aktarılmalıdır.


F. Toplantılar:

Toplantıların konuları kadar toplantıya katılanlar ve olayın kamuoyuna duyurulması da önemlidir.Konu güncel olmalı , önemli olmalı ve olabildiğince geniş bir kitlenin ilgi alanına girmelidir.Toplantıların yer ve zaman seçimine de özen göstermek gerekir.Halkla ilişkiler açısından önemli olan ,toplantının kitle iletişim araçlarında yer alması ,yankı bulması ve ilgi çekmesidir.




G. Törenler:

Günümüzde törenler de birer halkla ilişkiler yöntemi olmuştur.Üst düzey devlet yöneticilerinin katılması, ülkenin çeşitli alanlarda isim yapmış kişilerinin törenlere gelmesi ,olayı medyaya aktarmak için yeterlidir.Törenler için birçok bahane bulunabilir.Kuruluş içi halkla ilişkilerde de bir araç olarak törenlerden yararlanılabilir.Önemli olan , bir noktayı yakalayıp onu halkla ilişkiler çalışmalarıyla bezemek , süsleyip topluma sunmaktır.Törenler kuruluşlar için halkla ilişkiler açısından çok ilginç fırsatlar sağlar.Halkla ilişkiler uzmanları hem bu noktaları yakalamalı hem de ilginç düzenlemelerle insanların takdirini kazanıp , ilgisini çekebilmelidir.Bu takdir ,hem kuruluşa hem de kuruluşun halkla ilişkiler birimine ait olacaktır